Avantages et inconvénients d'un système de comptabilité informatisé pour les petites entreprises

Les propriétaires de petites entreprises ont pour tâche de s’assurer que leurs procédures comptables sont aussi précises et efficaces que possible. En général, les propriétaires d’entreprise ont le choix entre un système de comptabilité manuelle ou un système reposant sur l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de comptabilité. Un système informatisé présente des avantages et des inconvénients.

Gagner du temps

Un des avantages importants de la comptabilité informatisée est qu’elle permet de gagner du temps pour les propriétaires de petites entreprises, qui doivent souvent porter plusieurs chapeaux. Les logiciels de comptabilité conçus pour les petites entreprises permettent d'effectuer rapidement et efficacement des calculs pour des fonctions telles que la paie et la facturation. Vous pouvez également accéder rapidement aux documents comptables sans avoir à passer au crible des piles de papier. Cela peut vous permettre de passer plus de temps à travailler avec des clients ou à effectuer des tâches de marketing pour aider votre entreprise à se développer.

Erreurs réduites

Le "calcul manuel" présente la possibilité d'une erreur humaine, ce qui peut être coûteux pour un propriétaire de petite entreprise qui peut être pressé d'achever une tâche de comptabilité. Les programmes de comptabilité informatisés peuvent réduire les erreurs de calcul, ce qui peut entraîner des décomptes d'inventaire incorrects, une facturation d'un montant trop élevé ou trop faible ou des totaux de réception incorrects. Disposer d’informations comptables précises peut également vous aider à éviter les erreurs fiscales qui pourraient entraîner des problèmes avec Internal Revenue Service.

Dépendance à la machine

En revanche, comme sur toutes les machines, les ordinateurs peuvent tomber en panne de temps en temps et une panne d'ordinateur pourrait vous empêcher d'effectuer des tâches de comptabilité et même entraîner une perte d'informations si les fichiers ne sont pas sauvegardés correctement. Si vous et / ou votre personnel avez peu de connaissances en comptabilité et comptez beaucoup sur votre programme de comptabilité informatisé, vous ne savez peut-être pas quoi faire en cas de panne de votre système ou de votre ordinateur. Les failles de sécurité peuvent également entraîner la perte ou le vol de données.

Frais

Un autre inconvénient est que, si vous passez d'un système de comptabilité manuelle à un système de comptabilité mécanisée, vous devrez supporter les frais liés aux logiciels, voire même aux nouveaux ordinateurs. Une formation sur l'utilisation d'un système informatisé peut entraîner une perte de productivité en raison des temps d'arrêt et de la courbe d'apprentissage associés. Au fil du temps, vous devrez probablement dépenser de l'argent en mises à niveau logicielles à mesure que de nouvelles versions deviennent disponibles. En cas de dysfonctionnement de votre ordinateur, vous devrez payer des réparations ou des remplacements potentiellement coûteux.