Responsabilités administratives d'un fournisseur de services de garde
Les éducateurs assurent la surveillance et la garde directes des enfants, mais ils s’occupent également des tâches administratives pour que le service fonctionne correctement. La tenue des dossiers est essentielle pour documenter vos procédures, vos informations commerciales, vos finances et vos informations sur les enfants dont vous avez la garde. Comprendre les tâches administratives et les gérer efficacement aide votre service de jour à fonctionner plus facilement.
Bilan financier - Garder
L’aspect financier des garderies est un élément clé du travail administratif. Vous devez suivre tout l'argent qui vient au centre des parents qui paient pour vos services. Vous avez également besoin d’un enregistrement précis des dépenses que vous effectuez sur l’entreprise pour vous aider lors de la déclaration de vos impôts, car ces achats sont généralement déductibles des impôts. La portion des dépenses est souvent plus étendue. Pour faciliter la tâche, ouvrez un compte bancaire distinct pour le service de garde. Conservez des registres de tous vos achats, des services que vous payez comme une assurance et de votre kilométrage de conduite lié à la garderie. Produisez vos déclarations de revenus antérieures dans vos registres financiers.
Fichiers enfants
Les prestataires de soins de jour doivent également tenir des registres de chaque enfant. Les fichiers individuels pour les enfants incluent des informations telles que des informations sur les allergies et les informations médicales, les dossiers d'immunisation, les autorisations médicales, les informations sur les parents, les contrats de services et les contacts d'urgence. Ces fichiers nécessitent un travail administratif lorsqu'un nouvel enfant commence à la garderie. Une fois par an, examinez les fichiers pour vous assurer qu'ils sont toujours à jour. Demandez aux parents de passer en revue les informations médicales et les contacts d'urgence à ce moment-là pour voir si des changements sont nécessaires.
Dossiers d'affaires
Vous devez également conserver des informations sur l'entreprise elle-même. Gardez une trace des accords avec toute autre entreprise pour les services fournis, tels que le déneigement ou un contrat de location si votre service de garde se trouve dans un immeuble commercial. Vous devez également gérer les conditions de licence ou d'enregistrement dans le cadre de vos tâches administratives. Le processus de licence a lieu lorsque vous ouvrez votre entreprise, mais vous devrez probablement faire face à des inspections à divers intervalles. Vous devez également vous assurer que votre entreprise respecte les règles en vigueur pour le maintien de vos licences, qui varient selon les États. Conservez des registres de vos propres qualifications, formations, diplômes ou certifications. Si vous avez des employés, conservez un dossier sur chaque personne avec des vérifications des antécédents, des qualifications et des informations de contact.
Planification d'activités
Les prestataires de services de garde passent également du temps administratif à planifier les activités et la routine des enfants à la garderie. Un horaire fixe aide les enfants à apprendre à se comporter lorsqu'ils sont à la garderie. Pour que les enfants restent intéressés, planifiez différentes activités dans le respect de cet horaire. Par exemple, si vous avez normalement une période de jeu en plein air dans votre emploi du temps, planifiez un jeu de groupe actif pour jouer avec les enfants.