Bases de la comptabilité et comptes à payer
De nombreuses personnes sont désorientées par leurs comptes créditeurs lors de la configuration de leur système comptable de base pour leur petite entreprise. Les comptes fournisseurs sont comptabilisés en tant que passif dans le bilan d’une entreprise. Inversement, les comptes à recevoir, à l'opposé des comptes à payer, sont comptabilisés en tant qu'actif. Les deux font partie intégrante de votre bilan et de vos états de flux de trésorerie, qui constituent deux documents essentiels dans tout système de comptabilité d'entreprise.
Bilan
Le premier document de tout système de comptabilité d'entreprise est le bilan. Le bilan est simplement une liste détaillée de tous les actifs d'une entreprise dans une colonne et de toutes les responsabilités dans une autre colonne. Énumérer les actifs en premier, par ordre de liquidité, du plus liquide au moins liquide. La trésorerie et les équivalents de trésorerie figurent généralement en haut de la liste. Dans l’autre colonne, indiquez vos dettes, dans l’ordre dans lequel elles arrivent à échéance. Énumérer les engagements à court terme, suivis des engagements à long terme. Vos comptes à recevoir sont répertoriés à l'actif, alors que vos comptes à payer sont répertoriés au passif. Ensemble, votre actif moins votre passif correspond à la valeur nette de votre entreprise.
Raisonnement
Vos comptes clients sont un atout, car ils finiront par se transformer en liquidités. Vous devriez obtenir la plupart de vos comptes à recevoir simplement grâce aux efforts de recouvrement normaux, au fil du temps. Vous pouvez également convertir vos comptes clients en espèces en les vendant directement ou en mettant en gage vos comptes clients en garantie d'un prêt - un processus appelé affacturage. Comme vous ne pouvez pas le faire avec les comptes créditeurs et que ceux-ci représentent des créances potentielles sur votre entreprise, les comptes créditeurs figurent dans la colonne "Passifs" de votre bilan.
État des flux de trésorerie
Votre état des flux de trésorerie est un enregistrement de tous les revenus et dépenses de votre entreprise, généralement mois par mois. Vous pouvez créer une projection approximative de vos flux de trésorerie dans l’avenir en prenant vos comptes créditeurs et débiteurs et en les saisissant dans des feuilles de calcul, mois par mois, aux moments opportuns. Ceci est utile pour vous avertir à l'avance des menaces futures pour la viabilité de votre entreprise en tant que préoccupation permanente. Si vous avez un grand compte à payer venant à échéance et que celui-ci n’est pas compensé, vous devrez peut-être commencer à établir une réserve de trésorerie ou à commencer à aligner le financement. En outre, si votre état des flux de trésorerie est négatif chaque mois, vous devez générer des ventes supplémentaires ou réduire vos dépenses. Emprunter à lui seul ne résoudra pas ce problème.
Trésorerie contre comptabilité d'exercice
L'IRS reconnaît deux méthodes de comptabilité de base: la méthode de la comptabilité d'exercice et la méthode de la trésorerie. Lorsque vous utilisez la méthode de la comptabilité d'exercice, vous enregistrez les ventes dans votre colonne d'actif lorsque vous recevez la commande, et pas nécessairement lorsque vous recevez réellement de l'argent. De même, les achats sont enregistrés lorsque vous passez la commande et non lorsque vous payez la facture. En mode cash, vous enregistrez les achats et les ventes dans vos livres lorsque l'argent change réellement de mains. La méthode de la comptabilité d'exercice permet une comptabilité plus précise de la valeur nette de votre entreprise, tandis que la méthode de la trésorerie est plus simple pour les propriétaires de petites entreprises disposant d'un personnel et de ressources limités.