6 choses à savoir sur la paie

Ne pas exécuter correctement les tâches de paie peut entraîner des pénalités de la part des agences gouvernementales administrantes. Les tâches liées à la paie varient selon l'employeur. En général, elles incluent l'application des lois du travail et des lois fiscales fédérales, régionales et locales. En connaissant certains aspects critiques de la masse salariale, vous réduisez le risque d’erreurs et de pénalités.

Exempté par rapport à un employé non exempté

La Fair Labor Standards Act établit des exigences fédérales pour les employés exemptés, qui sont exclus des dispositions de la loi relatives à la rémunération des heures supplémentaires. Les employés non exclus sont considérés comme non exemptés et sont admissibles aux heures supplémentaires s’ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Une classification inadéquate des employés exemptés et non exemptés peut amener une employée classée incorrectement à ne pas recevoir la rémunération des heures supplémentaires à laquelle elle a droit. Les employés salariés sont généralement exemptés et les employés horaires ne sont normalement pas exemptés, mais ce n'est pas toujours le cas. En outre, certains États ont leurs propres critères d’exemption.

Employé ou entrepreneur indépendant

Dans un communiqué de presse publié en 2012, le Département du travail des États-Unis a déclaré que les erreurs de classification des employés constituaient un problème croissant. En 2011, plus de 5 millions de dollars ont été collectés en arriérés de salaire par des employés classés à tort comme des entrepreneurs indépendants. Si un employé est mal classé en tant qu'entrepreneur indépendant, il risque de ne pas recevoir certains avantages, tels que les heures supplémentaires, les congés familiaux et médicaux et l'assurance-chômage. Selon l'Internal Revenue Service, un entrepreneur indépendant est un travailleur indépendant. Une relation employeur-employé existe si l'employeur contrôle la manière dont le travail est effectué et quel travail sera effectué. Un employé est payé par paie; un entrepreneur indépendant n'est pas.

Procédures d'embauche

Les employeurs sont tenus de signaler aux nouveaux employés une agence gouvernementale désignée peu après l’embauche de leurs employés. Ils doivent vérifier que les employés sont légalement autorisés à travailler dans le pays et leur donner les formulaires fiscaux nécessaires à remplir. Cela comprend un W-4 pour la retenue d'impôt fédéral et, le cas échéant, le formulaire de retenue d'impôt de l'État. Sans le formulaire, il est difficile pour les employeurs de retenir avec précision les impôts des employés. Le processus de déclaration des nouveaux employés exige des employeurs qu'ils soumettent des informations de base sur leurs employeurs et leurs employés à l'agence gouvernementale. Cela aide l'agence d'exécution des ordonnances alimentaires pour enfants à émettre efficacement des ordonnances de retenue à la source.

Paiement de salaire

Une compréhension des lois fédérales et des lois sur le salaire minimum est essentielle au traitement de la paie. Certains États ont un salaire minimum plus élevé que celui requis par la loi fédérale; Si c'est le cas, le taux le plus élevé s'applique. Les lois sur le salaire minimum s’appliquent également aux travailleurs non protégés et exemptés. Certains États exigent des pauses payées et établissent des lois sur le salaire qui obligent les employeurs à payer les employés au plus tard à une certaine heure. Il est important de connaître les dernières lois en matière de salaire, car elles décrivent comment gérer le paiement des employés licenciés.

Charges sociales

Les taxes sur l’emploi sont ventilées entre les responsabilités de l’employeur et celles des employés. En tant qu'employeur, vous êtes responsable de la retenue et du paiement des impôts sur les employés fédéraux - et des États et des administrations locales applicables - ainsi que du paiement de votre part. Vous devez également effectuer des déclarations fiscales avec les agences respectives. Des sanctions civiles et pénales peuvent être appliquées si vous ne vous y conformez pas.

Tenue de dossiers

La LSF oblige les employeurs à tenir certains registres pour les employés exemptés et non exemptés; les deux ont des exigences distinctes. La LSF stipule également combien de temps les registres doivent être conservés et où ils doivent être conservés. Les documents comprennent les contrats de travail, les cartes de pointage et les enregistrements indiquant les déductions et les augmentations de salaire. L'État pourrait également avoir des exigences en matière de tenue de registres.

Considérations

Les lois sur les salaires sont susceptibles de changer, alors restez à l'affût des changements qui affectent l'année en cours et à venir. La masse salariale comporte d’autres aspects, tels que l’embauche de membres de la famille, les calendriers de paiement, les exigences relatives à la période de repas, le calcul des impôts sur les prestations avant impôts, la vérification de la paie, les exigences relatives au talon de paie, le chronométrage, le rapprochement des salaires et la saisie-arrêt des salaires. En cas de doute, contactez l'agence responsable ou un consultant en paie.

Recommandé