5 types de documents commerciaux
Une entreprise utilise des documents pour communiquer, traiter des affaires et analyser sa productivité. Les documents commerciaux vont des courriers électroniques brefs aux accords juridiques complexes. Certains documents sont préparés par les employés et les propriétaires d’entreprise, tandis que d’autres sont rédigés par des professionnels extérieurs à l’entreprise, tels que des comptables et des avocats. Étant donné que les documents constituent la preuve des relations commerciales d'une organisation et que vous pouvez vous y reporter pour les années à venir, il est important qu'ils soient bien écrits.
Courriels et mémorandums
Les collègues utilisent généralement le courrier électronique pour se transmettre des informations. Avant que le courrier électronique ne devienne répandu, des mémorandums étaient utilisés pour les messages intra-bureau. Les mémos sont toujours utilisés dans les situations où un message est destiné à accompagner un fichier spécifique et dans les cas qui nécessitent plus de confidentialité qu'un courrier électronique.
Un mémo et un courrier électronique identifient à la fois l'expéditeur et le destinataire et contiennent une ligne d'objet. Le texte est formaté en un ou plusieurs paragraphes.
Lettres d'affaires pour la communication extérieure
Les lettres commerciales sont utilisées pour communiquer avec des personnes extérieures au bureau. Les destinataires peuvent être des clients, des collègues d’autres entreprises, des prestataires de services, des professionnels qui conseillent l’entreprise, des représentants du gouvernement et des demandeurs d’emploi. Une lettre commerciale est généralement mise en forme en bloc, dans laquelle tous les éléments de la lettre, à l'exception de l'en-tête, sont alignés sur la marge de gauche.
Il peut être envoyé par courrier électronique ou livré par courrier. Si une lettre est envoyée dans le texte d'un e-mail, l'expéditeur inclut son nom, le titre du poste et les informations de contact au bas de l'e-mail.
Rapports commerciaux pour la transmission d'informations
Les rapports commerciaux transmettent des informations dans un format plus formel et généralement plus long qu'une lettre. Les rapports couvrent une variété de sujets, tels que la conformité à la sécurité, les chiffres de vente, les données financières, les études de faisabilité et les plans marketing. Ils peuvent inclure des statistiques, des tableaux, des graphiques, des images, des études de cas et les résultats d’enquêtes. Certains rapports sont publiés à l’intention des investisseurs. Si un rapport est périodique, tel qu'un rapport de vente mensuel, un modèle est utilisé pour des raisons de commodité et pour permettre la comparaison avec les rapports précédents.
Documents transactionnels permettant de traiter avec des clients
Une entreprise utilise des documents pour traiter avec ses clients. Pour gagner du temps, ces documents peuvent être formatés sous forme de formulaire, tel qu'un formulaire de commande, une page d'envoi, une facture ou un reçu. Les types de documents transactionnels utilisés varient quelque peu en fonction de la nature de l'entreprise. Un agent d'assurance, par exemple, génère des demandes et des polices d'assurance, tandis qu'un prêteur utilise des demandes de prêt et des documents hypothécaires.
Dans certains domaines, les entreprises concluent des accords et des contrats avec d’autres; ces documents peuvent être rédigés par l'avocat de la société.
Documents financiers pour gérer l'entreprise
Une entreprise utilise des documents financiers pour respecter son budget, préparer des propositions de budget et produire des déclarations de revenus. Ces documents comprennent les enregistrements de reçus, les états de paie, les factures payées, les relevés bancaires, les comptes de résultat, les bilans et les formulaires de déclaration fiscale. Ces documents peuvent être préparés par le comptable de l'entreprise.
Un propriétaire d'entreprise utilise ces documents pour déterminer le succès financier de l'entreprise et identifier les domaines improductifs. Un chef de département peut utiliser des documents financiers pour préparer une proposition de budget.