10 façons d'améliorer la rédaction en milieu de travail

Vos compétences en écriture peuvent aider votre entreprise à se développer. Plus vous communiquez sur papier, par courrier électronique et dans des articles publiés tels que des bulletins d’information et des articles, plus les gens comprennent votre vision et les progrès que vous faites pour concrétiser cette vision.

Utilisez des mots qui font référence à des personnes

Mettez les gens dans votre écriture chaque fois que possible. Tapez «gestionnaires» au lieu de «gestion». Utilisez des mots tels que «vous, M. Roberts» ou «employés» au lieu d'abstractions telles que «le personnel», «À qui de droit», «l'agent responsable». ”Ou“ parties intéressées ”. Efforcez-vous d'inclure des références à des personnes spécifiques pour humaniser votre écriture.

Couper le jargon

Votre secteur d'activité peut nécessiter beaucoup de phrases ou de mots clés, mais dans la mesure du possible, limitez le jargon en faveur du langage clair. Par exemple, une phrase telle que «méthodologies coordonnées» pourrait simplement être reformulée «travailler ensemble». Le jargon tend à distancer votre écriture du lecteur. Trouvez donc des moyens plus simples de dire la même chose que le jargon. Si vous devez utiliser du jargon, expliquez-le aussi clairement que possible.

Avantages vs. Caractéristiques

Concentrez votre écriture sur les avantages pour le lecteur plutôt que sur des détails concernant votre position, votre produit ou votre problème. Expliquez clairement pourquoi votre lecteur tirera profit de ce que vous écrivez et suivez-le en clarifiant ces avantages.

Paragraphe

Divisez votre texte en autant de paragraphes que possible. De lourds blocs de texte ininterrompu peuvent intimider le lecteur et lui faire oublier la plupart de ce que vous écrivez. Chaque paragraphe devrait avoir un sujet. Si vous vous trouvez en train d'ajouter un sujet dans un paragraphe, commencez-en un nouveau.

Ecrivez pour votre public

Gardez votre public à l'esprit lorsque vous écrivez. Une pièce pour ingénieurs nécessite un langage bien différent de celui pour vos ouvriers de production. Pensez à vos lecteurs lorsque vous écrivez et choisissez des mots qu'ils peuvent comprendre.

Utiliser des points de balle

Vous n'êtes pas obligé d'écrire des phrases pour tout ce que vous voulez dire. Si vous pouvez regrouper plusieurs idées clés et les énumérer sous forme de puces, vous créez une rupture visuelle dans votre texte et soulagez l’ennui pour vos lecteurs de patauger phrase par phrase.

Varier la durée de la peine

Suivez des phrases courtes avec des longues. Une longueur de phrase variable peut vous aider à garder l'intérêt de vos lecteurs. Essayez de faire attention au rythme de ce que vous écrivez en structurant vos paragraphes avec une variété de longueurs de phrase. Vous pouvez même inclure des phrases contenant un ou deux mots. Par exemple, «Le service clientèle a déclaré qu'il était trop occupé pour aider le client. Imagine ça."

Utiliser des têtes et des sous-têtes

Casser le texte long avec des titres et des sous-titres. Vous pouvez les mettre en gras pour que votre lecteur ait des indices visuels variés. Ce lecteur peut également revenir en arrière et relire les sections clairement identifiées par un titre.

Résumer au début et à la fin

Dites à vos lecteurs ce dont vous allez parler, fournissez ce matériel, puis résumez ce que vous avez dit. Votre introduction et votre conclusion peuvent faire comprendre votre point de vue et aider les lecteurs à se rappeler ce que vous tentiez de transmettre.

Utilisez la répétition

N'ayez pas peur de vous répéter. C'est bien de dire quelque chose de deux ou trois manières. Cela permet de s’assurer que tous les lecteurs comprennent votre argument, en particulier si la répétition utilise un langage différent de celui de la phrase originale.

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