10 bouts pour l'étiquette de courrier électronique d'affaires

Le courrier électronique professionnel a pratiquement remplacé la correspondance imprimée, mais cela ne signifie pas que cette approche plus rapide de la communication devrait être moins professionnelle que son homologue traditionnel. En fait, l'étiquette des courriers électroniques professionnels peut avoir plus d'exigences que le courrier postal, en particulier lorsqu'il s'agit d'utiliser des fonctionnalités de messagerie telles que Forward, CC et BCC.

Utiliser une ligne d'objet informative

Le choix du bon sujet attire non seulement l'attention sur votre courrier électronique, mais également un moyen intelligent d'attirer l'attention sur le sujet et d'éviter toute confusion. Si vous écrivez pour planifier une téléconférence, “Con Call” n'est pas une bonne ligne d'objet. "Conférence téléphonique avec Joe's Warehouse" fournit aux destinataires davantage d'informations et facilite la recherche dans votre boîte de réception et les fichiers de référence lorsque vous devez récupérer quelque chose dans le futur.

Soyez judicieux dans la ligne d'envoi à

Quiconque a déjà été impliqué dans une chaîne interminable de courriers électroniques «répondre à tous» se rend compte que tout le monde n'a pas besoin d'être copié dans tous les courriels à tout moment. Lorsque vous décidez qui doit recevoir votre courrier électronique, demandez-vous si cette personne doit vraiment être au courant. Si vous planifiez une réunion avec votre PDG, copiez bien votre assistant et celui de votre patron pour aider à coordonner le processus, mais il n’est pas nécessaire d’en passer aux autres, sauf s’ils ont un intérêt acquis dans la réunion ou dans ses résultats.

Savoir à qui s'adresser

Bien sûr, il est parfois approprié de faire appel à CC ou de copier plusieurs autres parties. Ceci inclut lorsque l'e-mail est:

• Trouver des moments pour une réunion de groupe

• Demander une contribution sur une idée ou un projet de projet

• Garder quelqu'un comme un chef de projet dans la boucle de conversation

De nombreuses personnes utilisent la fonctionnalité CC de la messagerie professionnelle pour montrer aux autres que des mesures sont prises. Par exemple, si vous contactez un client potentiel, vous pouvez éventuellement demander à votre patron d'indiquer que l'interaction se passe bien, à titre de courtoisie ou à titre d'information.

Utiliser la copie invisible principalement pour la confidentialité des destinataires

La copie à l'aveugle relève plus du sens commun que de l'étiquette, mais son utilisation est soumise à une heure et à un lieu particuliers, notamment en tant qu'élément de protection de la vie privée. Par exemple, si vous envoyez un courrier électronique à un grand groupe, dites à un groupe de clients particulier, l’utilisation de la fonctionnalité Cci vous permet de garder la liste des destinataires confidentielle. Toutefois, n'abusez pas de la fonctionnalité en faisant une boucle entre des parties inappropriées dans une conversation qui semble être privée.

Soyez prudent avec les forwards

La fonctionnalité de transmission du courrier électronique est une méthode de courrier électronique professionnelle pratique mais potentiellement dangereuse si elle est utilisée de manière incorrecte. Lorsque vous transférez un e-mail, lisez attentivement le contenu de l'intégralité du message, en particulier s'il s'agit d'une chaîne, avant de cliquer sur Envoyer. Dans les messages de groupe, un destinataire est parfois ajouté ou supprimé, surtout s'il y a une conversation en cours de nature sensible. Vous ne voulez pas transmettre par inadvertance quelque chose qui affiche une conversation ou un contenu qui ne leur est pas destiné.

Ne pas utiliser systématiquement Répondre à tous

Comme pour les interminables CC et les transferts, la fonction Répondre à tous peut être utile ou gênante. Déterminez si vous avez vraiment besoin de répondre à tous les destinataires d'un e-mail de groupe ou si des parties non impliquées peuvent être supprimées de la chaîne. Ceci est particulièrement important lorsque vous traitez avec des listes de groupes de messagerie.

Pièces jointes de référence dans votre courriel

Le courrier électronique facilite le partage rapide de documents, de présentations, de diapositives et de photos. Toutefois, lorsqu'il s'agit de transférer une pièce jointe, la plupart des systèmes les suppriment après un ou deux tours pour économiser de l'espace sur le serveur. Si vous envoyez une pièce jointe à quelqu'un, faites-la référence dans votre courrier électronique et vérifiez qu'elle est jointe avant de l'envoyer.

Arrêtez de dire 'Oui'

Et arrêtez de dire «non» aussi. Le courrier électronique professionnel est un moyen rapide de poser des questions rapides à vos collègues. S'il peut être facile de répondre par un oui ou un non, assurez-vous que votre réponse est claire et ne nécessite pas de précision. Si quelqu'un pose deux questions dans un seul courrier électronique, répondez-y avec deux réponses et précisez votre message.

Observez les subtilités de base

Le professionnalisme est toujours nécessaire dans les courriels professionnels, en particulier lorsque vous envoyez des courriers électroniques à vos supérieurs ou à vos clients, et lorsque vous traitez des problèmes de service client difficiles. En particulier, la première partie d'une chaîne de messagerie doit commencer par une salutation telle que «Bonjour» ou «Cher». Utilisez un bloc-signature à la fin de votre courrier électronique, qui comprend également votre titre et vos coordonnées.

Ne pas abuser de la fonction hautement prioritaire

Ne soyez pas le garçon qui a crié au loup en marquant tout «Urgent». C'est irritant, et vos collègues et vos clients vont grandir pour lui en vouloir. Il est urgent de modifier l'ordre du jour d'une réunion avec le patron qui commence dans cinq minutes. Beignets gratuits dans la salle de pause vendredi prochain est pas.

En ce qui concerne la correspondance commerciale, il est toujours préférable de pécher par excès de professionnalisme et de protocoles de correspondance traditionnels que de donner l’impression que l’on se moque de rien.